Шаг 6. Учимся делать баланс

6.1 Что входит в «Баланс» организации.


В многочисленной литературе, посвященной бухгалтерскому учету, почему - то нигде не описан процесс подготовки баланса. Есть много статей, как заполнять баланс, что отражать в тех или иных строках балансах, но нигде понятным человеческим языком не описано, как же его делать. Поэтому, когда я была начинающим главным бухгалтером, приходилось обращаться к более опытным коллегам за помощью.

Если вам есть к кому обратиться во время подготовки первого баланса - это здорово! Моя задача - рассказать вам самое необходимое о том, как подготовить баланс, а такие подробности, что включать в строки баланса, вы можете сами почерпнуть из литературы.
Баланс сдается в налоговую инспекцию четыре раза в год: за 1-й квартал, за 6 месяцев, за 9 месяцев и за год.

Образное слово «Баланс» включает в себя:

- Бухгалтерский баланс (форма N 1);
- Отчет о прибылях и убытках (форма N 2);
- Отчет об изменениях капитала (форма N 3);
- Отчет о движении денежных средств (форма N 4);
- Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5);
- пояснительную записку.

Однако, форму 3, форму 4 и форму 5 малые предприятия не сдают. Поэтому в рамках нашего тренинга мы их рассматривать не будем.
Баланс сдается в налоговую инспекцию до 30-го числа месяца, следующего за последним месяцем квартала. Т.е. за первый квартал – до 30-го апреля, за 2-й квартал – до 30-го июля, за 3-й квартал – до 30-го сентября, а годовую отчетность нужно сдать в налоговую инспекцию до 30 марта следующего года.

Формы баланса часто меняются, поэтому, если у вас не будет консультационной программы в компьютере, откуда можно взять последние варианты форм, то можно купить в вашей налоговой инспекции полный пакет форм баланса со всеми последними изменениями. Когда будете делать баланс первый раз, то лучше так и сделать, чтобы не искать в программе, а получить готовый пакет баланса.

Прежде чем приступать к составлению баланса, вы должны провести ревизию всех счетов. Для лучшего понимания будем считать, что наша организация занимается оптовой торговлей. Так будет более наглядно.

Начинать нужно с денежных счетов - счета 51 «Расчетный счет» и 50 «Касса».

В наших рассуждениях я буду иметь ввиду, что вы используете компьютер в вашей работе, и пользуетесь одной из бухгалтерских программ (об этом более подробно мы поговорим позже). Представить, что кто-то ведет бухгалтерский учет вручную, я не могу.

Преимущество использования бухгалтерских программ в том, что вам необходимо только занести проводки по всем первичным документам, а все отчеты по счетам (ведомости, карточки счетов и т.д.) программа формирует сама.

Итак, вы разносите все банковские выписки, формируя тем самым счет 51. При этом сверяете остаток по счету 51 (сальдо на конец), который у вас получился, с банковской выпиской. Чтобы посмотреть сальдо на конец, по какому - то счету, нужно просто сформировать ведомость по этому счету за месяц. Ведомость счета – это отчет, в котором отражены все проводки по счету за месяц. В нашем тренинге мы учились, как формируется счет, на структуре счета. Так вот эта структура счета и есть ведомость счета.

Далее, разносим все кассовые документы, формируя тем самым счет 50. При этом сверяете остаток по счету 50 (сальдо на конец), который у вас получился, с остатком денег в кассе. Заодно проверяем, правильно ли оформлены кассовые документы, все ли подписи стоят в приходных и расходных ордерах.

Итак, мы разобрались с денежными счетами.

Следующий этап- проверка счетов товаров и основных средств. Для этого вы проверяете, все ли документы от поставщиков разнесены (счета-фактуры). Например, согласно приходных документов вы получили товар на 200000руб. без НДС и НДС 200000*18%=36000руб. Вы должны проверить, что оборот по дебету счета 41 «Товары» равен 200000руб.

При этом вы продавали товар и стоимость проданного товара равна 50000. Значит, кредит счета 41 должен быть равен 50000.

Далее, на 41-м счете остается какое-то сальдо. Это стоимость оставшихся на конец периода товаров. Когда вы разносите в бухгалтерскую программу приходные и расходные документы, то программа сама высчитывает количество товаров, которое пришло на склад, которое ушло со склада, и количество товара, которое осталось на складе. Вы должны каждый месяц сравнивать эти данные с отчетами кладовщиков. Если данные совпадают - здорово! Если нет, необходимо сделать внеочередную инвентаризацию на складе, чтобы разобраться в ситуации.

После того, как вы разобрались со счетами материальных ценностей, проверяете счет 60 «Расчеты с поставщиками». С каждым поставщиком на конец месяца нужно иметь акт сверки, подписанный обеими сторонами. Вы должны проверить, совпадает ли сальдо по поставщикам, которое получилось на 60-м счете по каждому поставщику с актом сверки. Если нет, это означает, что где-то закралась ошибка. Возможно, не все документы на поставку товаров отражены, или оплата случайно попала на другого поставщика.

Далее, проверяете счета реализации. Это счета 90 и 91. Когда вы отписываете документы на отгрузку, то по каждой отгрузке программа формирует проводки (для счета 90 напомню):

62/90 отразили задолженность покупателя.
90/68 начислили НДС.
90/41 списали себестоимость проданного товара.
90/44 списали затраты, которые приходятся на отчетный период.
90/99 отражается финансовый результат.

Я сейчас написала проводки без субсчетов по 90-му счету, чтобы напомнить еще раз общую схему, а с субсчетами подробно эти проводки были расписаны, когда мы о реализации (продаже) говорили.

После этого проверяете правильность расчетов с покупателями. С каждым покупателем также нужно иметь акт сверки, сумма которого должна совпадать с сальдо по покупателю на счете 62 «Расчеты с покупателями»

Вы видите, что на 99-м счете получилась ваша прибыль.


Далее, последним числом месяца начисляете налоги. Если это годовой баланс, то делаете реформацию баланса, как мы это изучали.

После всех этих действий вы распечатываете «Оборотно - сальдовую ведомость». Оборотно – сальдовая ведомость представляет из себя отчет, в котором указаны суммы остатков на начало периода по всем счетам, обороты за месяц по дебету и кредиту и сальдо на конец. Это и есть ваш баланс (форма 1)! Дебетовые остатки (сальдо на конец) по счетам - актив вашего баланса, а кредитовые остатки по счетам - пассив вашего баланса.

Давайте попробуем сделать баланс для очень простого примера из жизни оптовой компании, которая только что открылась и составляет баланс за 1-й квартал 2008г.

Пример.
Для начала немного отвлечемся от торговых операций и поговорим об уставном капитале компании.

Каждая кампания имеет свой уставный капитал (если это Общество с Ограниченной Ответственностью, кратко - ООО), или стоимость акций (если это Акционерное общество, кратко АО). Для чего нужен уставный капитал? Это что – то вроде первого взноса учредителей в компанию для того, чтобы можно было начинать работать.

Будем считать, что наша компания является Обществом с Ограниченной Ответственностью. Тогда при образовании компании мы должны отразить в бухгалтерском учете задолженность учредителей компании в уставный капитал. Минимальный размер уставного капитала равен 10000руб.
Делаем проводку:
Д-т сч.75 "Расчеты с учредителями",
К-т сч.80 "Уставный капитал" – 10000руб.
Отразили задолженность учредителей в уставный капитал;

Когда учредители внесут деньги на расчетный счет в счет уставного капитала, делаем проводку:
Д-т сч.51 "Расчетный счет",
К-т сч.75 "Расчеты с учредителями", – 10000руб.
Отразили взнос в уставный капитал;

Теперь, чтобы начать нашу деятельность, нам нужны товары.
Купили у поставщика ООО «Хозтовары» 200бакалов по 40руб. без НДС.

Делаем проводки
Д-т сч.41 "Товары",
К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками" 200*40=8000руб.
Отразили приход товара на склад.


Д-т сч.19 "НДС по приобретенным ценностям",
К-т сч.60 "Расчеты с поставщиками" 8000*18%=1440руб.
Отразили НДС по товару.

Таким образом, по 60-му счету образовалась задолженность перед поставщиками на сумму 8000+1440=9440руб.

Нужно рассчитаться с поставщиком. Мы заключили с поставщиком договор, что в данном отчетном периоде заплатим 30%, т.е. 9440*30%=2832руб., а остальное позже.
Платим и делаем проводку:
Д-т сч.60 "Расчеты с поставщиками",
К-т сч.51 "Расчетный счет", – 2832руб.
Оплатили поставщику;

Мы можем возместить из бюджета полученный НДС, который поставщик выставил нам в счет – фактуре (1440руб.),
Делаем проводку:

Д-т субсет68-НДС "Расчеты с бюджетом по НДС",
К-т 19 "НДС по приобретенным ценностям" на сумму 1440руб.
Принята к вычету сумма НДС по полученным товарам (работам, услугам);


Пусть наша компания продала в отчетном квартале 200 бокалов по 50руб. без НДС. Покупная стоимость бокала равна 40руб. без НДС. В момент отгрузки бухгалтер делает следующие проводки:
Д-т сч.62 "Расчеты с покупателями и заказчиками",
К-т сч.90 "Продажи", субсч.1 "Выручка" – 200*50+18%=11800руб.
отгружены товары покупателям по продажной стоимости;


Д-т сч.90 "Продажи", субсч.2 "Себестоимость продаж",
К-т сч.41 "Товары", субсч.1 "Товары на складах" 200*40=8000руб.
списаны реализованные товары со склада по покупной стоимости.

Д-т сч.90 "Продажи", субсч.3 "Налог на добавленную стоимость",
К-т сч.68-НДС "Расчеты по налогам и сборам" 200*50*18%=1800руб.
начислен налог на добавленную стоимость по проданным товарам;


Д-т сч.90 "Продажи", субсч.9 "Прибыль/убыток от продаж",
К-т сч.99 " Прибыли и убытки " 11800-8000-1800=2000руб.
Отражен финансовый результат (прибыль) от продаж;

Покупатели попались порядочные и перечислили нам деньги на расчетный счет, но не все, а только половину.
Д-т сч.51 "Расчетный счет",
К-т сч.62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". 5900руб.
Поступили деньги на р/счет.

Теперь мы должны начислить налог на прибыль
Д-т сч.99 "Прибыли и убытки",
К-т сч.68-Налог на Прибыль "Расчеты по налогам и сборам". 2000*20%=400руб.
Вы можете полностью освоить материалы, если запишитесь на тренинг.

Желаю удачи во всех ваших начинаниях!

Автор, тренер – консультант ЕКАТЕРИНА ПРИЩЕП.